Kvales personvernerklæring

PERSONVERNERKLÆRING FOR BOBEHANDLING

Ditt personvern er viktig for oss. Vi er opptatt av at alle involvert i en konkursbobehandling forstår hvordan vi håndterer personopplysninger. I denne personvernerklæringen vil vi forklare deg blant annet hvilke personopplysninger vi samler inn og behandler, til hvilke formål vi behandler dine opplysninger og gi informasjon om dine rettigheter.

1 HVA ER EN PERSONOPPLYSNING?

Personopplysninger er enhver opplysning som direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk person, som for eksempel navn, postadresse, e-postadresse, IP-adresse og mobilnummer.

2 HVEM BEHANDLER VI PERSONOPPLYSNINGER OM?

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

Både nåværende og tidligere ansatte i virksomheten som er under bobehandling, inkludert styret.
Tredjepersoner (f. eks. ektefeller) omtalt i dokumentasjon som vi får tilgang til eller som etter granskning mistenkes å være involvert i omstøtelige transaksjoner.
Konkursboets kreditorer.
Konkursboets debitorer.
Jobbsøkere.
Kjøpere av konkursboets eiendeler eller fordringer.
Kunder og samarbeidspartnere av virksomheten som er under bobehandling.

3 HVEM ER BEHANDLINGSANSVARLIG?

Konkursboet ved den relevante bostyrer er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles for de formål som fremgår av denne personvernerklæringen. Det innebærer at konkursboet må behandle dine personopplysninger i henhold til gjeldende personvernlovgivning, herunder EUs personvernforordning (“GDPR”).

4 HVILKE PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLER VI?

De personopplysningene vi samler inn og behandler kan deles inn i følgende kategorier:

Grunnleggende informasjon, slik som navn og kontaktopplysninger.
Demografisk informasjon, slik som fødselsdato og kjønn.
Opplysninger om kundeforhold, slik som tjeneste- og ordreopplysninger, betalingsopplysninger og henvendelser til kundeservice.
Ditt personnummer i tilfelle andre identifikasjonsmidler ikke er tilstrekkelig for sikker identifisering.
Informasjon om ditt ansettelsesforhold (lønnsrelatert informasjon, pensjon, forsikring, CV, uttalelser fra referanser, ansattnummer, fagforeningstilhørighet, bakgrunnssjekk, fravær, tester, sluttavtale, attest, detaljer fra avskjed og oppsigelse, arbeidskontrakt, stillingsinstrukser, senere individuelle avtaler og omstillingsavtaler).
Informasjon relatert til bankkonto, kontoutskrift, transaksjonsutskrift, avtaler, kontrakter.
Opplysninger om kausjon- og vekselforpliktelser, ekteskapelige formuesforhold og omstøtelige disposisjoner.
Informasjon om potensielt straffbare forhold.
Opplysninger når du besøker konkursboet og Kvales nettsider (herunder dato og tid, hva slags PC/mobiltelefon, operativsystem og nettleser du bruker, IP-adresser, skjermstørrelse osv.
Opplysninger og dokumentasjon som kommer frem under granskning eller rettsprosesser i forbindelse med bobehandlingen.
Eventuelt andre opplysninger som er samlet inn på grunnlag av ditt samtykke. Du vil i så fall få spesifikk informasjon om hvilke opplysninger vi samler inn og hva de brukes til når vi ber om ditt samtykke.

5 HVORDAN MOTTAR VI PERSONOPPLYSNINGER OM DEG?

Vi kan motta dine personopplysninger på ulike måter under bobehandlingen. Disse opplysningene er nødvendige eller viktige for å etterleve plikter som er pålagt bostyrere og for å kunne avvikle konkursboet på en forsvarlig måte.

Vi mottar personopplysninger direkte fra deg. Dette inkluderer opplysninger som du har oppgitt til virksomheten som er under bobehandling eller som du oppgir til oss under selve bobehandlingen.
Vi mottar personopplysninger indirekte fra deg under bobehandlingen, for eksempel gjennom granskningsprosesser.
Vi mottar personopplysninger om deg fra andre kilder under bobehandlingen, for eksempel via tredjepersoner eller offentlige tilgjengelige registre.

6 HVORFOR HAR VI LOV TIL Å BEHANDLE PERSONOPPLYSNINGER?

Etter gjeldende personvernlovgivning plikter vi å basere vår behandling av personopplysninger på et lovlig behandlingsgrunnlag. Vår behandling av personopplysninger skjer med hjemmel i et av de følgende grunnlagene:

Du har gitt ditt samtykke til behandlingen av dine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål (GDPR artikkel 6(1) bokstav a).
Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg (GDPR artikkel 6(1) bokstav b).
Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler oss, herunder for eksempel å oppbevare opplysninger i henhold til bokføringslovgivningen (GDPR artikkel 6(1) bokstav c).
Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse (GDPR artikkel 6(1) bokstav e).
Behandlingen er nødvendig for formål knyttet til en berettiget interesse som forfølges av oss, betinget av at dine interesser eller grunnleggende rettigheter eller friheter ikke går foran og krever vern av dine personopplysninger (GDPR artikkel 6(1) bokstav f)

Dersom behandlingen av dine personopplysninger baseres på ditt frivillige samtykke, kan du når som helst rett til å trekke ditt samtykke tilbake.

Du kan lese mer om til hvilke formål vi behandler personopplysninger, og hvilke rettslig grunnlag som gir oss rett til å behandle dine opplysninger til de ulike formålene, under.

7 TIL HVILKE FORMÅL OG PÅ HVILKET RETTSLIG GRUNNLAG BEHANDLER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvilken tilknytning du har til oss og hvordan vi kommer i kontakt med deg.

Under kan du lese mer om hvilke personopplysninger vi behandler, hva vi bruker dem til (formålet) og hvorfor vi har lov til dette (behandlingsgrunnlaget).

Konkursboet bruker personopplysninger til følgende formål:

Gjennomføre lovpålagte rutinemessige plikter: Ethvert konkursbo er pålagt en rekke lovfestede plikter i blant annet konkursloven. Det inkluderer en generell plikt til å ivareta fordringshavernes felles interesse og samarbeide med offentlige myndigheter. Måtene dette gjennomføres på, innebærer blant annet å fremlegge opplysninger for kompetent myndighet eller domstol, innfordring, foreta granskning og gjennomføre innsyn i ansattes e-poster, omstøte disposisjoner, behandle lønnskrav og fordringsanmeldelser, samt gjennomføre rettsprosesser. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR artikkel 6(1) bokstav c. I den forbindelse behandler vi følgende kategorier personopplysninger:
- Grunnleggende informasjon, slik som navn og kontaktopplysninger.
- Demografisk informasjon, slik som fødselsdato og kjønn.
- Opplysninger om kundeforhold, slik som tjeneste- og ordreopplysninger, betalingsopplysninger og henvendelser til kundeservice.
- Ditt personnummer i tilfelle andre identifikasjonsmidler ikke er tilstrekkelig for sikker identifisering.
- Informasjon om ditt ansettelsesforhold i virksomheten som er under konkursbehandling.
- Informasjon relatert til bankkonto, kontoutskrift, transaksjonsutskrift, avtaler, kontrakter.
- Opplysninger om kausjon- og vekselforpliktelser, ekteskapelige formuesforhold og omstøtelige disposisjoner.
- Informasjon om straffbare forhold som avdekkes under granskningsprosesser.
Realisering av boets eiendeler, fordringer og data: Bostyrer er etter konkursloven forpliktet til å realisere boets eiendeler så fordelaktig som mulig. Dette vil også kunne omfatte realisasjon av fordringer og data (inkludert personopplysninger) som konkursboet besitter. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR artikkel 6(1) bokstav c. I den forbindelse behandler vi følgende kategorier av personopplysninger: Navn, adresse, epostadresse, kundelister, telefonnummer, avtaler og samtykkeerklæringer.
Oppsigelser: Vi behandler personopplysninger knyttet til ditt ansettelsesforhold når vi må si opp arbeidstakere i virksomheten som er konkurs. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR artikkel 6(1) bokstav f. I den forbindelse behandler vi følgende kategorier personopplysninger: Navn, kontaktopplysninger, CV, detaljer fra oppsigelse, arbeidskontrakt, stillingsinstrukser, senere individuelle avtaler og omstillingsavtaler.
Lønnskrav og lønnsgaranti: Vi vil også behandle dine personopplysninger i forbindelse med behandling av lønnskrav og lønnsgarantiordningen. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR artikkel 6(1) bokstav c. I den forbindelse behandler vi følgende kategorier personopplysninger: Navn, kontaktopplysninger, ansattnummer, personnummer, bankkontonummer, lønnsrelatert informasjon, pensjon, forsikring og informasjon om stilling. Opplysninger om ditt sykefravær og fagforeningstilhørighet behandles på grunnlag av GDPR artikkel 9(2) bokstav b.
Arkivering: Ved avvikling av konkursbo kan data knyttet til boet, herunder personopplysninger, overføres til Arkivverket for arkivering, forutsatt at dette er i allmenhetens interesse. I henhold til GDPR artikkel 5(1) bokstav b vil slik arkivering være forenlig med de opprinnelige formålene, og dermed krever ikke arkivering et annet rettslig grunnlag enn det som ligger til grunn for innsamlingen av personopplysninger.
Andre formål du har samtykket til: Vi vil kunne behandle dine personopplysninger for ethvert annet formål som du spesifikt har samtykket til.

Vi gjør oppmerksom på at personopplysningsloven og GDPR ikke gjelder for saker som behandles eller avgjøres i medhold av rettspleielovene, herunder konkursloven.

8 HVORDAN SIKRER VI PERSONOPPLYSNINGENE DINE?

Vi har etablert rutiner og tiltak for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til personopplysningene dine og at all behandling av opplysningene for øvrig skjer i tråd med gjeldende lovgiving. Tiltakene inkluderer blant annet jevnlige risikovurderinger, tekniske systemer og fysiske prosedyrer for å ivareta informasjonssikkerhet og rutiner for å verifisere innsyns- og rettingsforespørsler.

9 HVEM DELER VI PERSONOPPLYSNINGER MED?

Konkursboet vil kunne dele personopplysninger med offentlige myndigheter der det foreligger en lovfestet plikt til dette. Dette inkluderer blant annet tingretten, politiet, økokrim, Finanstilsynet og Skatteetaten.

Et selskap som behandler dine personopplysninger på vegne av oss kalles en databehandler. Dersom vi engasjerer en databehandler inngår vi en databehandleravtale som regulerer hvordan databehandleren kan behandle opplysningene de får tilgang til og deres plikter i den forbindelse, herunder til hvilke formål personopplysningene kan brukes.

Arkivverket er selvstendig behandlingsansvarlig for sin behandling av arkiverte personopplysninger og er underlagt forvaltningslovens regler om taushetsplikt, som i utgangspunktet varer i 60 år. For mer informasjon om hvordan Arkivverket håndterer dine personopplysninger, anbefaler vi at du leser deres personvernerklæring.

10 OVERFØRER VI PERSONOPPLYSNINGER TIL ANDRE LAND?

Vi overfører ikke personopplysningene dine til land og/eller organisasjoner utenfor EU/EØS-området som ikke tilbyr tilstrekkelig vern (såkalte tredjeland). For unntakstilfeller hvor dette er nødvendig for å gjennomføre bobehandlingen vil vi, forut for overføringen, sikre at den skjer i tråd med de krav som oppstilles i GDPR kapittel V. Vår overføring av dine personopplysninger vil da skje på bakgrunn av at vi inngår av avtale basert på EUs standardvilkår (SCC) med mottaker av personopplysningene.

11 HVOR LENGE LAGRER VI PERSONOPPLYSNINGER?

Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for oppfyllelsen av de ovennevnte formålene med behandlingen av opplysningene. Som regel betyr dette frem til konkursboet avsluttes. Dette gjelder likevel ikke dersom lagring er lovpålagt i en lengre periode enn det formålet tilsier. En betydelig del av opplysningene som behandles i konkursbo regnes som primær- eller sekundærdokumentasjon etter bokføringsloven, som må lagres i henholdsvis 5 eller 3,5 år.

Opplysninger som er lagret i henhold til lovpålagte forpliktelser slettes når plikten opphører. I unntakstilfeller kan formålet tilsi en lagringstid utover bokføringslovens lagringsperioder, og må i så fall hjemles i et av grunnlagene nevnt i punkt 6.

12 HVILKE RETTIGHETER HAR DU?

Personvernlovgivningen gir deg en rekke rettigheter, herunder rett til innsyn, retting og sletting i de personopplysningene vi har lagret om deg.

Vi er opptatt av at personopplysningene vi har lagret om deg er riktige og oppdaterte. Hvis du oppdager at opplysningene vi har lagret om deg er feil, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss. Dette gjelder også dersom du ønsker at de lagrede opplysningene skal slettes.

Når det gjelder kravet om sletting gjelder det unntak for opplysninger som er nødvendig for at vi skal kunne gjennomføre konkursbehandlingen, eller der det er lovpålagt å oppbevare opplysningene i en spesifikk periode.

Du har også rett til dataportabilitet. Dette innebærer at du blant annet får mulighet til å ta med deg dine personopplysninger i et maskinlesbart format.

Videre har du rett til å motsette deg behandling av personopplysninger. Dette gjelder likevel ikke dersom behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som du har inngått med oss eller dersom du tidligere har gitt ditt uttrykkelige samtykke til behandlingen.

Du har også rett til å få en kopi av de personopplysningene vi har registrert om deg, så langt taushetsplikten ikke er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at innsyn skjer skriftlig og at identitet verifiseres på annen måte.

I noen situasjoner kan du også be oss om å begrense behandlingen av opplysninger om deg.

Dersom du mener vi ikke følger det vi informerer om i denne personvernerklæringen eller gjeldende lovgivning, kan du sende oss en klage. Du kan også klage til Datatilsynet.

Du kan lese mer om dine rettigheter på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

13 HVORDAN SIER VI I FRA OM ENDRINGER I DENNE PERSONVERNERKLÆRINGEN?

Vi kan ha behov for å oppdatere vår personvernerklæring. Dersom personvernerklæringen er gjenstand for oppdatering, vil den oppdaterte personvernerklæringen bli gjort tilgjengelig på kvale.no.

14 HVORDAN KOMMER DU I KONTAKT MED OSS?

Dersom du har spørsmål knyttet til hvordan vi behandler dine personopplysninger eller ønsker å utøve dine rettigheter kan du kontakte relevant bostyrer eller sende e-post til post@kvale.no.